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关于做好济南大学七十周年校庆工作总结和校庆资料收集归档工作的通知

作者:济南大学70周年校庆工作办公室   2018-10-25

各部门、各学院:

在社会各界的广泛关注下,全体师生员工、广大校友积极参与、共同努力,我校七十周年校庆(以下简称“校庆”)各项主要活动得以顺利组织完成。现就做好七十周年校庆工作总结、归档工作通知如下:

一、工作总结

各部门各学院要认真做好校庆相关工作总结,形成总结报告,加盖部门公章送校庆工作办公室(行政楼105室)。

二、资料归档

(一)归档内容

各部门、各学院在校庆工作、活动中形成的具有保存价值的材料,包括文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式、载体的材料。主要包括:

1.通知类:如公告、启事、方案、通知、会议日程等。

2.讲话类:如上级领导、著名校友、学校领导在筹备会、动员会、庆典大会等重要会议上的讲话。

3.信函类:邀请函、贺信等。

4.捐赠类:捐赠者、捐赠内容、捐赠说明、捐赠统计等。

5.协议类:活动中签订的合同、协定、协议书等。

6.校情校史类:学校以及各部门、各学院编纂的大事记、校情院史、历届毕业生(校友)信息等。

7.报道类:报纸、网络等主要媒体发布的宣传报道。

8.声像类:活动产生的照片、录像等,含宣传片、展览、宣传册、庆典大会、文艺演出等。

9.实物类:包括请柬、工作证、出席证、标识物、纪念品、礼品等,不宜移动的实物可提供照片并标注存放地点。

10.项目类:项目的说明、建设情况及相关资料等。

11.其他有保存价值的材料。

(二)归档要求

1. 我校七十周年校庆是学校重要和重大的庆典活动,资料非常珍贵。按照“谁形成、谁归档”的要求,校庆资料产生在哪个部门,就由哪个部门收集整理,各部门各学院是档案收集整理的第一责任单位。

2.所有归档材料按照材料类别分别列出目录并填入相关表格(详见附表1、附表2、附表3)。

3.所有归档资料需同时提交电子文件(如果没有电子文件,需制作扫描件、电子照片等电子文件)。

4.所有实体归档材料请分类装袋(装盒)移交至校庆工作办公室(行政楼105室);电子文件请发送至校庆工作邮箱:xiaoqing70@ujn.edu.cn 或使用移动存储移交105室。 联系电话:827-69026;联系人:赵朋 刘艳红。

5.校庆工作办公室将所有档案资料汇总后按照归档要求统一向档案馆移交;档案馆负责指导、监督档案的收集整理并接收档案入库。

(三)时间要求

总结、归档工作请于10月31日前完成。

 

附表1:纸质档案目录.xls

附表2:声像档案目录.xls

附表3:实物档案目录.xls

 

再次感谢大家校庆期间的辛苦付出和积极配合!

 

                                                                                                     校庆工作办公室秘书处

                                                                                                         2018年10月25日


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